岳縣民發〔2022〕39號
岳陽縣民政局
關于進一步加強社會救助檔案管理工作的
通 知
各鄉鎮民政辦:
為進一步加強社會救助檔案管理，建立健全、規范檔案管理機制，根據根據《中華人民共和國檔案法》、《社會救助暫行辦法》（國務院令第649號）、《湖南省民政廳關于印發〈湖南省最低生活保障審核確認辦法〉的通知》（湘民發〔2021〕34號）、《湖南省民政廳關于印發〈湖南省特困人員認定辦法〉的通知》（湘民發〔2021〕35號）等有關文件精神，現就進一步加強我縣社會救助檔案管理工作通知如下：
一、充分認識社會救助檔案管理的重要意義
本通知所指社會救助檔案，特指城鄉低保檔案、特困供養檔案、臨時救助檔案。社會救助檔案是縣、鄉（鎮）、村（居）三級在城鄉低保、特困供養、臨時救助的審核審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。
社會救助檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，是涉及城鄉困難群眾切身利益的重要信息資源，是各項社會救助工作依法審核審批的憑據和依法管理的真實記錄。單位和公民個人都有保護社會救助檔案的義務，各級民政部門要把社會救助檔案的管理和使用列入社會救助工作范圍，加強社會救助檔案工作的規范化管理。
二、社會救助檔案管理的原則和目標
社會救助檔案管理遵循分級管理、鄉鎮為主的原則�？h民政局負責對全縣社會救助檔案工作進行監督、指導。鄉鎮民政辦具體負責社會檔案的整理、歸檔、存檔工作。
要做到社會救助對象全部建檔,日常管理隨時歸檔；檔案整理統一規范,檔案保管安全有序,切實做到一戶一檔、一村（居）一盒、一鄉鎮一室，形成縣、鄉（鎮）、村（居）三級檔案管理體系。
三、社會救助檔案的分類管理
（一）紙質檔案分為審核審批類和日常管理類
1、審核審批類檔案材料的內容包括:
（1）岳陽縣最低生活保障申請審批表；
（2）岳陽縣特困供養人員申請審批表；
（3）岳陽縣城鄉困難群眾臨時救助申請審批表；
（4）動態調整表。
2、日常管理類檔案材料的內容:
（1）上級機關來文、本級發文；
（2）城鄉低保對象、特困供養對象、臨時救助對象花名冊;
（3）城鄉低保、特困供養、臨時救助資金發放表；
（4）社會救助入戶調查記錄；
（5）抽查資料；
（6）公示資料；
（7）業務報表；
（8）會議記錄；
（9）舉報投訴處理記錄；
（10）來信來訪記錄等。
（二）電子檔案的管理
全縣社會救助統一應用湖南省社會救助信息系統業務平臺，縣、鄉兩級工作人員應當妥善保管登錄密碼，嚴格按照業務流程和權限進行操作。
四、社會救助檔案管理的期限
審核審批類檔案以戶為單位進行整理，保管期限為該社會救助對象停止救助后不少于３年；特困供養審批檔案保管期限為長期。日常管理類檔案按文書檔案的整理方法整理，保管期限不少于5年。資金撥付檔案保管期為長期。電子檔案保管期限參照國家、省、市有關規定執行。
五、社會救助檔案工作人員的基本職責
（一）認真學習檔案管理辦法，不斷提高政治、業務素質，嚴格執行社會救助檔案工作的各項法規、規章、制度。
（二）負責社會救助工作中形成的具有保存和使用價值的專門檔案材料進行收集、整理、鑒定、歸檔。
（三）嚴守保密紀律，對社會救助檔案中涉及的個人隱私、工作機密等重要內容，不得隨意公開。
（四）妥善保管各類檔案，做好檔案的“九防”措施，即防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強光、防有害氣體。
（五）建立健全檔案工作的管理、查閱、登記、銷毀等制度，嚴格按照制度辦事。
六、工作要求
（一）切實加強領導。
各鄉鎮民政辦要切實加強社會救助檔案管理工作的領導，進一步建立健全領導責任制和工作責任制，做到責任到位、措施到位、管理到位。鄉鎮民政辦要配備專門的社會救助檔案室，要有社會救助檔案專柜,安排專人管理。歸檔的材料應當真實準確、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備、具有保存價值。需經單位審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后方能歸檔。
（二）加快信息化建設。
各鄉鎮民政辦要全面應用社會救助信息系統進行最低生活保障、特困供養人員、困難群眾臨時救助的審核審批和動態調整，建立電子信息檔案，將紙質檔案和電子檔案兩者同步進行管理，保持一致。
（三）加強業務培訓。
鄉鎮民政辦要加強對村（居）的檔案資料收集工作業務指導，凡是資料不齊全、程序不到位、填寫不認真和有邏輯錯誤的資料，一律不能入檔。同時，要加強檔案整理工作，從當年1月1日至12月31日，將檔案按規定裝訂成冊，于次年的1月底以前整理完畢。然后，做好“一戶一檔、一村一盒”檔案歸檔、存檔工作。
（四）強化考核，建立長效機制。
根據困難群眾基本生活救助工作績效評價辦法，從2022年起，縣民政局將各鄉鎮檔案規范化管理工作列為民政考核工作內容，作為年度綜合考核評先評優的一項重要依據。
岳陽縣民政局
2022年10月17日